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プライバシーポリシー 「顧客保護および個人情報の保護方針」

弊社は、お客様等に関する情報(顧客情報)を取得および収集し業務に供するに際して、これら顧客情報の中には企業取引上のうえで慎重に管理・秘匿すべき内容や、法律によって保護される個人情報などが含まれており、これを適正かつ適法に取り扱う責務がある事を、全ての従業員および役員が充分に理解したうえで、以下に掲げる保護方針に基づいて適切に運用する事を宣言いたします。

弊社は、お客様等に関する情報(顧客情報)を取得および収集し業務に供するに際して、これら顧客情報の中には企業取引上のうえで慎重に管理・秘匿すべき内容や、法律によって保護される個人情報などが含まれており、これを適正かつ適法に取り扱う責務がある事を、全ての従業員および役員が充分に理解したうえで、以下に掲げる保護方針に基づいて適切に運用する事を宣言いたします。

株式会社 石井マーク
代表取締役 石井達雄

(1)企業情報および個人情報取得の目的

弊社はお客様に関する情報を、業務における以下の目的のためのみ用いるものとし、適法たる手段によってのみ取得します。

● お客様とのお取引における、受発注と会計業務上の管理、これに伴うご担当者様へのご連絡

● 商品の発送業務および、これを請け負う運送事業者の役務において必要とするもの

● 一連の役務の当事者たるお客様からの上記業務処理の照会に対して行う検索など

● 販売情報の統計取得など弊社内での情報管理に供するもの

● 弊社カタログや商材、サービスのご案内の送付などの販促活動(※1)

(※1 ただし一般個人ではない企業・事業者・団体等、およびそのご担当者のみを対象とする)

● その他、上記の業務に付帯する必要上のものであって、ただし第三者に提供しない用途

(2)利用範囲の制限

弊社はあらかじめお客様本人の同意を得ずに、上記の目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報及び顧客情報を取り扱う事をいたしません。

利用目的を変更する場合(社会通念上、本人が想定することが困難でないと認められる範囲内)においては、その旨を通知または公表するものとします。

(3)第三者への開示・提供の制限

弊社は個人情報保護法第23条第1項中に掲げる除外の例を除いて、あらかじめお客様本人の同意を得ずに、第三者に対して顧客情報・個人情報を開示または提供する事は致しません。

ただし対象が「一連の役務に直接関わりのある複数の当事者」の一つであって、役務の遂行に必要不可欠となる情報伝達のために想定できる範囲において開示する例(※2)は、これを「第三者」と扱わないものとします。なおこれが役務に関する弊社の受託者である場合には、弊社が適切な監督を行う事とします。

(※2 運送業者、直送発送元など。または業務の発注者と、その請求先・荷受先が異なる事案の対象者など。)

(4)情報の適正な取得

弊社は(1)に掲げた目的のために供する為の顧客の情報および個人情報を、偽りや不正の無い手段によって取得します。主には以下の例によって顧客情報や個人情報を取得します。

● 新規のご注文や見積、ご相談、カタログの送付ご依頼に際して、書面や口頭にて直接取得

● 業務上の必要性からお客様との合意のうえと容易に推認される、お取引先などからの通達によるもの

● 周知を前提として広報媒体・インターネット上等に記載された、法人等の秘匿性の無い情報より取得

● その他に、「偽り、不正の手段または漏洩」によるものでない事が明らかであって、一般的に取得や記録が想定され、業務の目的から容認される範囲のものより取得

(5)個人情報利用の停止措置

万一、上記(3)の項に違反しているか、もしくは偽り・不正の手段によって保有個人データが取得されているという理由がある場合には、お客様はデータの利用停止、第三者への提供の停止や保有データの削除を求める事ができます。この理由が事実である場合、弊社は適切な(もしくは合理的な)代替の対処を講じたうえでその結果をお客様へ通知いたします。(法第27条に基づく)

(6)当事者の求めによる情報の開示と、これに伴う訂正と削除について

保有個人データ等の開示のご請求等は、ご本人または当事者である事の同定が明確となる「書面」の提出によってご依頼ください。お求めが適法かつ合理性の認められる場合に、関連法による除外の対象外であって開示が責務となる範囲においての当該保有データを「書面」の手段によってご返答いたします。

開示した保有データの内容に誤りがある事によってその訂正が必要である場合には、弊社はこれを速やかに訂正または不要の部分を削除したうえで、その旨を通知するものとします。

なおこれに関する手数料については現時点では設定しないものとし、実務の状況に照らして必要たる場合には改めてこれを妥当な範囲で設定し公表するものとします。

(7)データ内容の正確性の確保について

弊社は保有データを運用するにおいて、その内容が最新かつ正確性を保たれたものとなるように努めるものとし、必要かつ業務上の合理性の範囲内で最新の情報を取得し、これを更新するものと致します。

この場合に、周知を前提とした広報媒体やWEBサイト上の秘匿性の無い公開情報の中から、必要な顧客情報を不正の無い手段によって取得し、更新や追加を行う事があります。(合併・異動、所在地や事業所の変更や新設など)

(8)情報データの安全な運用管理の措置

弊社は顧客情報および個人情報を含むデータの漏えい、および意図しない滅失や毀損を防止し、データ等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるものとします。不注意・故意による情報の漏えいや毀損の生じぬよう、全ての従業員と役員は内部規定と責務を遵守するものとし、主に以下の措置が講じられています。

● 顧客データベースへのアクセスは、従業員個別のパスワードによって管理および制限が施されます。

● 私物や許可の無い外部メディア・端末・ソフトウェアの使用、それによるデータのコピーを禁じています。

● 業務上必要な社有の外部メモリ等やメディア、端末については社外への持ち出しを禁じています。

● 顧客情報・個人情報が含まれた紙媒体による印刷物は、必要とする期間にわたり適切な保管がされます。

● 上記の紙媒体について廃棄するものについては、その用途や性質によって以下の方法で処理されます。

 ①シュレッダー等による情報の不特定化 ②特定の廃棄業者による適切な処理

● そのほか業務の必要で認める目的の無い限り、電子データ・紙媒体の社外持ち出しは禁じています。

● スパイウェア等の感染や悪意によるアクセスを防止するセキュリティを施し、更新と監視を継続しています。

● 業務端末やインターネット、メールの取扱いには、管理者権限に基づく制限と監視が施されています。

● 社外人員による情報取扱者・システムエンジニアに関しては次項の通り監督いたします。

個々の事案においては、「情報の秘匿性」と「業務上の合理性」の両面に照らしたうえで、必要な対策の調整を図る場合があります。また、これにより当項目に記載される措置について改訂する場合があります。

(9)外部の委託先によって情報データを扱う場合に関して

弊社は「弊社業務の下請け先」「顧客データに関するシステムを扱う外部エンジニア」「そのほか情報データに関わる受託業者」などの、弊社従業員ではない外部の委託先に、役務の一部または全部を委託する場合においては、その信頼性や実績などに照らした適切な選定に努めたうえで、情報データの適切な取り扱いを弊社が監督するものとします。
また、扱う情報や委託する業務によっては必要性を鑑みて個別の契約や誓約書を取り交わすものとします。

(10)顧客情報取り扱いに関する苦情またはお問い合わせに関するご連絡先

法の第31条に定める個人情報の取り扱いに関する苦情、あるいはこれに関するお問い合わせと、開示のご請求などのご連絡先は以下の通りです。

なお、お問い合わせの性質上、ご本人または当事者たる事を保有データと照合し慎重に同定すべき事案が多く想定されますので、原則として電話等の口頭でなく文書(Email/FAX/信書)によってお問い合わせ願います。

〒 530-0053 株式会社石井マーク 大阪市北区末広町2番38号

●「顧客情報・個人情報に関する相談窓口係」とご指定下さい。

E-Mail:info@ishiimark.co.jp (TEL06-6314-1410 FAX06-6314-2502)

補足「顧客情報・企業情報」の観点に基づく情報の取り扱いに関して

個人ではない法人企業様などとのお取引におきましても、管理・運用されるデータには個人情報を含むものが多くあり、原則的には全ての顧客情報は、個人情報保護の責務に則り運用させて頂くものといたします。
その一方、個人情報の適用外であっても秘匿すべき取引情報が含まれるものもある事を鑑み、弊社が扱う情報の詳細に関して以下の通りお伝え申し上げます。

弊社はお客様との取引における受注管理や商品の発送および請求処理を目的として、お客様の名称とお電話番号や住所などのご連絡先とご担当者名をお伝え願い、管理情報として登録させていただきます。
これは実務の必要性から、「個々の顧客を区別する事」が可能な「検索可能な状態で整理されたデータベース」上で運用されます。

商品の内容や価格に関するお問い合わせの際であっても、お問い合わせの経緯を記録し、または既存の登録済お取引先であるか、管理情報と照合するために、お名前やご連絡先をお伺いする事があります。

上記は、弊社の業務を適切に遂行する事を目的としてのみ必要とし、取得するものであって、商取引上のお問い合わせや処理において「個々の客先が正確に区別可能」である事の重要性について、あらかじめご理解願います。
弊社では多くのお客様の情報を管理しておりますが、この中には各営業所の違い、担当者ごとに異なる処理の違いだけでなく、「同名または類似のご社名」も非常に多くございます。
これらを「混同」せずに区別出来る事の必要性は、弊社の都合によるものだけではなく、「保有データの正確性」と適切な運用の観点では責務として要求されるべきものです。

特に「お電話番号」は、同名・類似のお名前であっても唯一無二の個々を区別する識別子であって、これを検索キーとする事で、お客様からの照会や、前歴のあるお届け先の特定において、双方の効率性に寄与します。
(一方、企業様であっても何らかの理由でご社名を略され、なおかつそのお電話番号も伝達済である事を理由にお伝え頂けない例が稀にありますが、略称と声によって顧客を同定し業務上の処理を行う事は、昨今の求められる「適切な情報管理」の手順からも大きく乖離しており、混同の対象となる他のお客様に対しても多大なご迷惑をお掛けする原因となります。)

弊社取り扱う情報の種類には主に以下の性質のものに分けられます。これらの業務上必要不可欠な情報の中には企業の保護すべき情報や個人情報に相当するデータも含まれておりますため、弊社はこれを適切かつ適法に管理するものと致します。

●基本顧客情報:顧客名簿としての性質をもった、住所録・ご連絡先とご担当者に関するものです。
●会計処理情報:お客さま別の納入物品に基づく納品書・請求書の発行や処理に関する情報です。
●発送履歴情報:商品等の送付に関して出荷履歴や担当者名を記した送り状データが保管されます。
●製作品データ:ご依頼に基づく別注製作品においては、その内容やデータが記録管理されます。
●補足特記事項:個々に取り交わした取引条件の有無や処理方法など、お客さま別の補足情報です。
●送信文書の類:FAXや電子メール等のデータ、添付ファイルは、抹消の対象を除き保管されます。

電子上のデータや紙媒体によるものを問わず、これらは実用上の必要相当期間や法令で義務付けられる期間にわたって適切に保管され、廃棄すべき場合は情報の漏えいを防ぐ適切な方法が取られます。

法人企業でない一個人のお客様の登録情報(ご氏名・ご住所・お電話番号など)におきましても、お取引と会計上の処理や、お客様からの照会に対処する必要性のために妥当な期間において適切な管理の元で保存されます。
ただし、法人企業ではない一個人様や一般家庭の情報であるという事情を充分に鑑みた配慮と対策を図り、また、お客様の同意なく製品のご案内(DM)等を送付する事も致しません。

企業様またはその他の法人団体様におきましては、広告物やインターネット、そのほか広く公開された情報の中から正当に入手できる範囲に限って、ご連絡先等の情報を取得する場合があります。

一連の業務やお取引に複数のお客様が関与する場合においては、その当事者たる複数のお客様間との関係に限って、役務の遂行に不可欠な情報を伝達する場合や、照会にお応えする事があります。

弊社業務の一部にかかわる外部の受託業者が顧客情報に関わる場合においては、受託者のための管理規定に則って業務にあたるものとし、弊社はそれが適切に遵守されるよう監督いたします。

お客様からの依頼内容には、その分野によって特に秘匿すべき秘密の情報が含まれることがあります。
原則として、弊社は業務上知りうる情報を、当該役務の遂行上認められる範囲を除き、これを第三者に漏洩しない方針でありますが、"従前の納入・製作内容の実績に基づいて”、製造・納入するという依頼が多い関係から、特に個別のご指定や取り決めの無い限り、情報およびデータは基本的に「保管」する事となっております。
従って、そのつど抹消すべきデータにつきましては、あらかじめその旨をご指示願います。
抹消の対象がご提供情報を元にした弊社製作物にも及ぶ場合にも、あらかじめご指示いただく事によって対処方法(データの引き渡しなど)を事前に協議させていただくものとします。